# Digitalização de processos: entenda a importância nas empresas

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Migrar para o digital reduz desperdício de tempo dos seus funcionários.

A digitalização de processos nas empresas se tornou imperativa em um mundo cada vez mais complexo. Mas a transformação digital ainda é uma realidade distante para muitas companhias brasileiras. Segundo [relatório](https://www.mckinsey.com/br/~/media/mckinsey/locations/south%20america/brazil/our%20insights/transformacoes%20digitais%20no%20brasil/transformacao-digital-no-brasil.pdf) da McKinsey Brasil, **nossas menores notas de maturidade digital são dos setores de indústria avançada (30 pontos em 100) e indústria de base (33 pontos).** Já as empresas de varejo e de serviços financeiros alcançaram 45 e 46 pontos, nesta ordem.

A consultoria aponta que empresas menos maduras costumam adotar iniciativas dispersas, o que resulta em grandes desafios de execução. De acordo com um [levantamento](https://mittechreview.com.br/raio-x-da-transformacao-digital-no-brasil-em-2021-principais-dados-e-insights/) divulgado pela MIT Technology Review, **o maior desafio é a falta de profissionais qualificados. Esse problema foi apontado por 23,8% dos executivos.** Outra questão preocupante é a falta de investimento das empresas na transformação digital, indicada por 17%.

Neste artigo, serão apresentadas as principais vantagens e como investir na digitalização de processos em sua empresa.

Uma pessoa segura um tablet com gráficos diante de um armazém, verificando a digitalização de processos.

## O que é digitalização de processos?

No mundo corporativo, a digitalização é indicada como solução para gastos altos e desnecessários com papéis, armazenamento e indexação. Isso porque tão importante quanto preservar a informação é recuperá-la com rapidez. Além disso, com a pandemia de Covid-19, as empresas precisaram migrar parte de suas equipes para o **trabalho remoto**. Isso acelerou ainda mais a necessidade de **digitalizar atividades por meio de ferramentas tecnológicas**.

Este conceito é bastante conhecido: trata-se da transformação de documentos físicos em arquivos digitais. Mas quando se fala em digitalização de processos, isso significa migrar parte das atividades desempenhadas pelos funcionários para o ambiente digital.

Pode-se dizer que uma empresa é digitalizada quando seus **processos acontecem do início ao fim sem a necessidade de produzir documentos físicos**. Vale observar que digitalização de processos é diferente de [automação](/content/blog/pt-br/supply-chain-4-0/index.html). Estes são processos que acontecem por meio de [tecnologias](/content/blog/pt-br/desafios-da-transformacao-digital-para-as-empresas/index.html) específicas e sem a necessidade de intervenção humana.

## Como a empresa pode implementar a digitalização de processos?

A digitalização de processos vai além do escaneamento de documentos e imagens, mas inevitavelmente começa pela **migração de um acervo físico para o ambiente digital**. Sua implementação deve ser planejada em pelo menos três etapas:

### Transferir as informações para a nuvem

A primeira etapa da digitalização é a **transferência de informações existentes para a nuvem**. Neste momento, a empresa deve identificar as áreas prioritárias para iniciar a transformação. Além disso, vale hierarquizar os documentos a serem digitalizados, começando pelos mais importantes.

### Preparar o ambiente digital

Neste momento, a equipe de tecnologia deve preparar a **infraestrutura tecnológica** necessária para que os processos possam acontecer de forma totalmente digital. Dependendo de quais processos irão migrar, deve-se pesquisar os softwares mais adequados. Entre as ferramentas a serem adotadas estão, por exemplo, as voltadas à gestão de projetos e as plataformas de assinaturas eletrônicas.

### Capacitação dos colaboradores para a digitalização de processos

Paralelamente à implementação dos sistemas, é necessário **capacitar os funcionários** para utilizar as ferramentas e, principalmente, para uma **cultura verdadeiramente digital**. Uma medida importante nesta etapa final é a criação de rotinas para que **novos documentos não precisem ser produzidos** e todo o material seja gerado e gerenciado digitalmente.

## Por que a digitalização de processos é importante?

A migração para o ambiente digital é uma tendência global irreversível. Em muitos casos, até as informações fiscais só podem ser transmitidas desta forma. Por isso, ser digital é **fundamental para manter-se relevante e competitivo**. As vantagens da digitalização são:

### Ganho de tempo

Uma tarefa executada manualmente tende a ser mais lenta e cara que a mesma atividade realizada digitalmente. Daí o empenho em encontrar alternativas digitais para a maior parte das tarefas, sobretudo as mecânicas e repetitivas. Isso **libera o tempo dos funcionários para tarefas que exijam criatividade e dedicação**.

### Segurança de dados

Um sistema confiável, criptografado, com camadas de proteção e autenticação de dois fatores pode assegurar a preservação da informação de um modo impensável no meio físico. Também há ganhos trazidos pela **menor necessidade de espaço físico** para armazenamento.

### Mobilidade

Com a possibilidade de acessar documentos de qualquer lugar, diminui a dependência do trabalho presencial para diversas atividades, como aconteceu durante a pandemia. O **ganho de produtividade** também é decorrência direta da digitalização de processos.

### Eliminação de documentos físicos

A migração para o digital reduz a quantidade de documentos em papel envolvidos nos processos da empresa. Isso **diminui a produção de resíduos**, um dos pilares de ESG, as diretrizes sociais, ambientais e de governança que estão em alta no mundo corporativo.

## Invista na mudança

A digitalização de processos acontece quando uma ou mais operações são realizadas 100% no ambiente tecnológico, sem a produção de documentos físicos. Para que isso seja posto em prática, deve-se fazer a transformação em etapas, considerando sempre as vantagens de digitalizar.

Preparar o ambiente digital e capacitar os colaboradores são passos muito importantes da digitalização. Adquirir este comportamento digital é muito importante para que as empresas possam se manter atrativas e competitivas.