E-procurement: O que é esse sistema de gestão de compras?

Do propósito aos tipos, saiba mais sobre esse processo de compras

Clientes B2B podem utilizar até 20 canais, entre digitais e tradicionais, para comparar preços e procurar mais informações sobre produtos e serviços. Os dados, retirados da pesquisa B2B Selling in an Omnichannel World: Latin America refletem a complexidade do processo de compra dentro das empresas.

Dentro deste cenário, muitos gestores estão aderindo ao e-procurement. Em inglês, o termo refere-se à automação de todo o processo de compras B2B. Essa alternativa traz benefícios para ambos os lados, garantindo agilidade nas decisões e aumentando as chances de fidelização.

A seguir, listamos os tipos mais comuns de e-procurement e como esse processo beneficia toda a cadeia corporativa.

E-procurement é um sistema digital de automação do processo de compras

E-procurement e os desafios da gestão compras

Quando o assunto é gestão financeira, a principal preocupação costuma pairar sobre o controle de custos. No entanto, esse não é o único fator que impacta a saúde financeira da empresa — uma boa gestão de compras e despesas pode ser o diferencial competitivo e monetário do empreendimento.

Porém, o estudo Agile Procurement Insights, conduzido pela SAP SE em colaboração com a Oxford Economics, mostra que apenas 23% dos executivos das áreas de procurement e cadeia de suprimentos contam com uma visão clara, automática e em tempo real das despesas.

Além disso, 49% dos gestores analisam os dados manualmente para as tomadas de decisão. Isso reflete a necessidade da digitalização dos processos para se adequar às novas necessidades do mercado. Segundo o Think With Google, 67% das compras dos setores de fabricação industrial e logística tiveram influência do digital.

Ou seja: ainda que os acordos sejam finalizados nos meios offlines, a jornada se inicia no online. Isso traz desafios para os fornecedores, que precisam entregar plataformas amigáveis e processos mais simples. Assim, o e-procurement se torna um aliado.

Tipos de e-procurement

Os tipos de softwares mais utilizados são:

• Enterprise Resource Planning (ERP): A sigla já é conhecida nas empresas que possuem um bom fluxograma de compras. O ERP integra dados de diferentes departamentos e permite que todos tenham acesso às informações necessárias.
• Leilão Reverso: Também conhecida como e-sourcing, a prática reúne em uma plataforma online todos os fornecedores. O objetivo é minimizar os custos totais da compra, ao mesmo tempo que fornece as mesmas oportunidades para todos os participantes.
• E-informing: Utilizam-se tecnologias e ferramentas como o e-mail para a troca de informações entre vendedores e compradores. Isso gera um banco de dados, que pode ser consultado a qualquer momento.

Vantagens do e-procurement

Esse sistema permite a comercialização de produtos e serviços em um ambiente virtual. Logo, possibilita que as transações entre empresas sejam feitas em um só lugar — desde a cotação até o pagamento.

Outras vantagens do e-procurement incluem:

1. Redução de custos

As compras B2B são responsáveis por boa parte dos custos de um negócio. Investir no e-procurement significa gerenciar os gastos e economizar mais tempo nas operações de aquisição.

As plataformas oferecem mais controle e acesso sobre os serviços de compras e preços de distribuição. Isso permite que os gestores possam comparar preço e custo-benefício entre os serviços disponíveis. Ao mesmo tempo, há menos gastos com telefone e mão de obra, necessários nas cotações tradicionais.

Portanto, há otimização de processos, redução de custos e eficiência lucrativa e operacional.

2. Auxílio na tomada de decisões

Segundo a pesquisa Future of Sales da Gartner, os tomadores de decisão gastam 45% de seu tempo pesquisando fontes offline e online antes de optar por um fornecedor. Quando a gestão de compras envolve diferentes canais, esse tempo pode aumentar e trazer confusões para um processo que deveria ser simples.

Assim, utilizar um software de e-procurement permite fácil acesso a informações cruciais. Por exemplo, o desempenho dos fornecedores e a logística do produto e/ou serviço. Em paralelo, auxilia no planejamento estratégico.

3. Melhora no atendimento ao cliente

Ainda de acordo com a Gartner, 77% dos clientes B2B apontam que o processo de compras entre empresas é complicado e demorado. Esse dado só reforça a necessidade de entregar uma boa experiência durante o processo.

Outro benefício do e-procurement é a segurança. O sistema automatizado ajuda a coibir a prática de atos indevidos, o que aumenta a confiança entre as partes. Segundo o LinkedIn Business, esse fator foi apontado como a principal qualidade nos relacionamentos de vendas bem-sucedidos.

4. Comunicação mais segura

Por fim, plataformas como essa promovem colaboração entre compradores e fornecedores. Ter todas as trocas concentradas em um só lugar permite que a gestão de compras possa ser feita por qualquer pessoa responsável. Logo, o processo não será interrompido caso algum funcionário entre de férias ou saia da empresa.

O fácil acesso às informações também permite que seja feita uma auditoria, contribuindo para a confiança entre as partes.

Gestão compras em prol da cadeia corporativa

O processo de compras B2B consome bastante tempo dos responsáveis, seja na procura de preços ou na comparação entre fornecedores. Como esse é um fator com impacto direto na saúde financeira das empresas, é necessário ter processos e ferramentas que auxiliem na tomada de decisão.

Não à toa, o e-procurement se tornou uma opção viável. Dentro de uma plataforma, o gestor encontra todas as informações que precisa no formato desejado. Assim, mesmo que a decisão final seja feita offline, a pesquisa e as trocas de mensagens ficam salvas em um software para futuras consultas e histórico.