# Estoque organizado: porque é fundamental em tempos de crise

Aprenda a fazer um estoque organizado e melhore a gestão da sua empresa.

A organização dos estoques tem um papel **fundamental no planejamento estratégico**, apesar de nem sempre ser lembrado pelos gestores. A chegada da pandemia de Covid 19 revelou um cenário hostil, no qual muitas empresas se viram obrigadas a encerrar operações por conta de insuficiência ou excesso em seus abastecimentos.

De acordo com o [SEBRAE](https://vocesa.abril.com.br/empreendedorismo/por-um-fio-a-luta-dos-pequenos-negocios-e-a-ajuda-que-vem-dos-grandes/), 87,5% das 6000 empresas entrevistadas relataram queda acentuada no faturamento mensal no início de 2020. Outro [estudo](https://www.abras.com.br/economia-e-pesquisa/pesquisa-de-perdas/pesquisa-2017/) realizado pela ABRAS revelou que as empresas brasileiras perdem cerca de **7 bilhões de reais por ano com produtos mal armazenados**. Os estoques dizem respeito à capacidade material existente para abastecer demandas, atentando-se sempre aos excessos, para que insumos não percam a validade e se convertam em prejuízos posteriores.

Este artigo apresenta as consequências assumidas por empresas que não organizam seus estoques, além de recomendar **boas práticas para evitar consequências negativas** que possam atrapalhar vantagens competitivas.

## Consequências de não manter o estoque organizado

Manter estoques otimizados não é uma tarefa fácil. Este é um grande desafio para a maioria dos empreendedores, especialmente nos últimos tempos. Existem uma série de **medidas e ações que podem ser tomadas** para controlar o abastecimento.

O objetivo é suprir a demandas, eliminando excessos. Empresas que desconsideram essas medidas e não realizam um gerenciamento eficaz de seus estoques **sofrem com** [**desvantagens**](https://docs.google.com/document/d/1nA1qTAGawQWvNmz0Mxte9UWCPZoz9DIKiyt8ipop5tM/edit#) **visíveis**, como por exemplo:

### Falta ou excesso de produtos

A maioria das empresas luta para encontrar o equilíbrio entre essas variáveis essenciais. Tanto a falta de produtos importantes nas gôndolas quanto o excesso de outros insumos são **graves problemas enfrentados por empresas** com planejamento de estoque inexistente.

### Insatisfação dos clientes

Estoques mal organizados podem **gerar erros nas entregas de produtos**, seja na quantidade de itens solicitados ou no próprio atendimento. Isso causa frustração e consequente insatisfação no cliente, que deve deixar de consumir os produtos da marca.

### Perda de produtos estragados

A desorganização do estoque pode **dificultar a localização de determinado produto** no depósito, fazendo com que ele estrague. Estoques muito altos de produtos perecíveis também estão sujeitos a prejuízo, sem contar desvios, furtos e erros de lançamento no sistema.

### Imagem organizacional

A falta de organização do estoque ocasiona a **queda na qualidade do serviço**. Esta, por sua vez, é altamente reverberada pelos clientes criando uma imagem de ineficiência sobre a organização.

### Aumento das despesas

A falta de organização no estoque não se resolve por si só, demanda gastos para que a situação se normalize. Um exemplo é a **possível danificação de algum produto** que deveria ser entregue ao cliente. Nesse caso a empresa terá prejuízo duas vezes, uma sobre o produto inutilizado, e outra sobre a desistência da compra.

## Como organizar o estoque de uma empresa?

A falta de controle com o acervo de produtos da organização pode significar, entre outros prejuízos, a **perda de clientes e parceiros**. Esses são aspectos essenciais para a sobrevivência da companhia. Cabe aos responsáveis pelo setor de compras tomar [providências](https://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/como-melhorar-a-gestao-de-produtos-no-varejo,6ed4524704bdf510VgnVCM1000004c00210aRCRD) para otimização do abastecimento, criando um plano de ação eficaz, investido em:

### Estoque organizado requer estrutura adequada

Providenciar uma estrutura adequada para o armazenamento das mercadorias é o passo inicial. O gestor deve verificar **se o tamanho está de acordo à demanda** para que não sobrem espaços ou produtos fora de armazenagem. O local deve ser equipado com sinalização clara, para facilitar a organização e a localização de produtos.

### Projeção da demanda

Essencial para **conhecer a quantidade necessária em estoque** para atender à demanda dos clientes. Desse modo, pode ser considerado procedimento fundamental para eliminar o excesso ou falta de mercadoria.

### Inventários periódicos

Procedimento de verificação que realiza um **levantamento das quantidades** dos produtos em estoque, para compará-las com as alegadas nos indicadores dos sistemas. É fundamental para manter a precisão do serviço, sendo mais vantajoso quando feito periodicamente.

### Liquidações de estoque

Uma boa estratégia é oferecer descontos, sorteios e promoções para liquidar produtos que se tornaram obsoletos. Isso acontece muito em períodos sazonais, com produtos específicos, e existem diversas formas para queimar esse estoque. O importante é **não deixar mercadorias estagnadas converterem-se em prejuízo**.

### Bons fornecedores

Encontrar um **fornecedor bom e fiel** permite que o empresário faça compras menores e com mais frequência, mantendo seu estoque enxuto. Além disso, não se pode deixar de levar em consideração questões como: preço, flexibilidade, agilidade, confiança e prazos.

### Treinamento dos colaboradores

Funcionários dos setores de compra e estoques devem receber os devidos **treinamentos para melhores práticas de gestão**. Existem diversas opções como: palestras, workshops, cursos in company etc.

### Modelo de logística e reposição adequado

O estoque não funcionará adequadamente se o modelo de logística não for **adequado à dimensão do negócio**. Caso a empresa não possua um fluxo de venda tão ágil, é melhor optar por um modelo de reposição periódica, sem tanta intensidade, por exemplo.

### Indicadores de desempenho

Para manter o controle sobre todas as medidas estabelecidas, deve-se criar **indicadores de satisfação no estoque.** Relatórios sobre estagnação, falta de produtos, taxas de perda e retorno, entre outros, são alguns exemplos.

### O papel da automatização para manter o estoque organizado

A **tecnologia é uma grande aliada** quando se trata de otimização de processos organizacionais. Sistemas podem localizar mercadorias, realizar checagem e atualização de inventário automaticamente, produzir relatórios sobre saída de produtos e muitas outras vantagens. Algumas das plataformas a seguir são eficientes para [automação de processos](/content/blog/pt-br/automacao-de-processos-industriais/index.html) na gestão de estoques:

#### [Conta Azul](https://contaazul.com/)

Oferece soluções tecnológicas para desempenho operacional. Seu sistema de controle de estoque é totalmente online, possuindo diversos recursos, como atualização automática, inventário, etc.

#### [Gran Money](https://granmoney.com/)

Sistema que oferece função de controle de estoque. Está disponível na versão mobile e pode ser configurado para notificar usuários em tempo real.

#### [Linx](https://www.linx.com.br/)

Oferece soluções para pequenos, médios e grandes negócios. Seu sistema atende todos os segmentos, desde restaurantes a consultórios, e seus softwares garantem total integração e centralização das operações.

## Quais as vantagens de manter o estoque organizado?

Uma organização eficaz do abastecimento operacional **garante a economia de recursos para serem reinvestidos na empresa**. Garante, também, um rendimento melhor das equipes que deixam de perder tempo com itens mal sinalizados.

Uma política de abastecimento bem gerenciada permite a construção de relacionamento duradouro com fornecedores e clientes. Por isso, é uma grande **aliada das organizações em períodos de crise**, possibilitando a economia de custos e o atendimento ágil e eficiente.