Exemplos de 5w2h: saiba como montar um bom plano de ação

Para fazer um plano de ação eficaz, conheça exemplos de 5w2h

Pouco mais de um terço das empresas brasileiras duram mais de cinco anos. Segundo o IBGE, a taxa de sobrevivência das companhias em 2019 era de 37,6%. A pesquisa aponta, ainda, que a chance de permanecer no mercado aumenta para as empresas maiores, indicando que uma estrutura mais robusta ajuda a obter melhores resultados no longo prazo.

Uma forma de contornar as dificuldades comumente enfrentadas pelas empresas é elaborar bons planos de ação, a partir de metas claras e objetivos realistas. Para auxiliar os gestores nessa tarefa, o método 5w2h se revela como uma ferramenta de aplicação simples e efetiva, que pode apoiar as organizações tanto no planejamento estratégico quanto em iniciativas pontuais.

Neste artigo, serão apresentados exemplos de 5w2h, de forma a demonstrar como essa ferramenta pode ajudar na elaboração de um plano de ação eficaz.

O que é o método 5w2h

A metodologia conhecida como 5w2h pode ser adotada tanto para finalidades corporativas quanto para uso pessoal. Trata-se de uma espécie de check list administrativo, cujo objetivo principal é delimitar a abrangência de um projeto ou atividade de maneira visual e sem a necessidade de utilizar ferramentas sofisticadas. A sigla é formada pelas iniciais em inglês de sete perguntas que devem ser respondidas de forma breve para definir o escopo do plano de ação:

What (o quê?): nesta coluna deve ser incluída uma descrição do que será feito.
Why (por quê?): especificar o propósito da ação e o seu alinhamento aos objetivos estratégicos da empresa, justificando a necessidade do plano de ação naquele momento.
Who (quem?): aqui devem ser definidos quais profissionais ou equipes estarão envolvidos na execução.
Where (onde?): este item deve contemplar os locais onde o projeto será realizado e/ou implementado.
When (quando?): esta coluna deve ser preenchida com os prazos de início e término previstos.
How (como?): um breve detalhamento de como o projeto será desenvolvido deve ser incluído neste campo.
How much (quanto?): por fim, é fundamental indicar os custos estimados para a execução das atividades previstas.

Ao organizar as demandas seguindo essa estrutura, fica mais fácil elaborar um plano de ação dividido em etapas. Além disso, o método ajuda a evitar o desperdício de tempo e dinheiro, ao explicitar quais áreas estarão envolvidas, qual o orçamento para o projeto e quais os prazos esperados para cada fase. O exemplo a seguir mostra uma aplicação prática da ferramenta:

What: contratação de um Gerente de Projetos.
Why: necessidade de desenvolvimento dessa área na empresa, bem como de um profissional capacitado a gerenciar as demandas de projetos de inovação.
Who: Analista de Recrutamento e Seleção, em decisão conjunta com a Diretoria Administrativa.
Where: presencial, na sede de São Paulo/SP.
When: entre os dias 01 e 31 de agosto/2022.
How: procedimentos padrões do setor de RH, incluindo análise de currículos, entrevistas, avaliação de competências técnicas e comportamentais.
How much: custos de recrutamento, contratação e treinamento.

Como implementar a ferramenta 5w2h

Antes de tudo, deve-se ter em mente quais são os objetivos que se pretende atingir, com base em uma análise que leve em conta as necessidades e demandas de negócio. Nesse sentido, a ferramenta 5w2h torna-se uma aliada ao cumprimento dos objetivos organizacionais, na medida em que os desdobra em ações pontuais planejadas.

Para que o plano de ação seja facilmente compreendido por todos os profissionais envolvidos, as questões devem ser respondidas de forma simples e objetiva, como no exemplo acima. Outros fatores que contribuem para o sucesso da metodologia são a utilização de uma solução que possa ser acessada e editada pelas equipes diretamente impactadas e a adoção de um processo de reavaliação periódica dos itens previstos.

5w2h: Um método simples e eficaz

Este artigo sintetizou os benefícios e deu exemplos de 5w2h de forma a facilitar sua aplicação prática nas empresas. A partir de breves respostas a sete perguntas simples, é possível delimitar um projeto ou atividade em um plano de ação eficaz e alinhado aos objetivos estratégicos.