# Exemplos de POP: entenda o conceito e como pode beneficiar sua empresa

Veja alguns exemplos de pop e como aplicá-los a sua organização

O termo POP se refere a “procedimento operacional padrão”, e pode ser definido como um roteiro determinado para cada atividade essencial do negócio. Sua função é garantir que a empresa ofereça constantemente produtos, serviços e atendimento com qualidade, prazo e preço acessíveis aos clientes, segundo o planejamento estratégico.

A padronização favorece diretamente a consistência operacional e a produtividade, já que a execução dos processos de forma padronizada indica maior previsibilidade dos resultados. Para justificar essa importância, um [levantamento](https://www.euax.com.br/c/gestao-processos-empresas-brasileiras/) realizado pela consultoria Euax revelou **um índice de quase 100% para empresas que reconhecem a gestão de processos como recurso vital para a performance produtiva**.

Este artigo aborda a importância da padronização de processos nas organizações, mostrando as consequências negativas que recaem sobre as empresas que a desconsideram. Serão mencionados também os principais passos para se realizar uma padronização adequada de processos, bem como os benefícios notáveis proporcionados por essa solução e alguns exemplos de POP.

Os diversos exemplos de POP são implementados para organizar e intensificar o fluxo de trabalho de uma operação. Sendo assim,  a padronização dos procedimentos favorece a identificação de erros, e melhorias mais assertivas podem ser propostas.

## Falta de padronização e seus prejuízos

A falta de padronização nos processos prejudica a otimização das atividades, resultando, na maioria das vezes, em falhas que implicam retrabalhos e custos adicionais. Assim, as operações ficam confusas, pois, quando os colaboradores utilizam maneiras variadas para desempenhar uma mesma função, manter o controle sobre os resultados é difícil. Ou seja, ao desconsiderar essa estratégia, as organizações podem se deparar com prejuízos, como:

### Desorganização dos processos

Sem a padronização, os processos  tornam-se desorganizados. Cada funcionário executa a atividade de uma determinada maneira, contribuindo para o surgimento de ruídos na comunicação e dificuldade na continuidade das tarefas.

### Dificuldade de aprendizagem

A ausência de padrão das atividades também prejudica a organização, por exemplo, na adaptação de um [novo colaborador](/content/blog/pt-br/integracao-de-novos-colaboradores/index.html). Seu processo de aprendizagem será mais difícil, e ele terá que recorrer com frequência aos superiores para sanar dúvidas.

### Rotatividade de mão de obra

Operações confusas aumentam a pressão sobre os colaboradores para que obtenham bons resultados. Em um grau mais extremo, eles podem ficar insatisfeitos, [desmotivados](/content/blog/pt-br/falta-de-motivacao-no-trabalho/index.html) e consideram abandonar seus cargos.

### Isenção de responsabilidade

A desorganização operacional no ambiente de trabalho faz com que muitos erros sejam cometidos, podendo se tornar  “normalizados”. Quando isso ocorre, os envolvidos não assumem a responsabilidade, transferindo o equívoco para outros colaboradores.

### Inconsistência nos relatórios

A padronização de processos contribui para a qualidade das informações usadas em relatórios e avaliações de desempenho. Sem ela, as análises são inconsistentes, dificultando a [avaliação do desempenho](/content/blog/pt-br/metodos-de-avaliacao-de-desempenho/index.html) dos colaboradores.

## As etapas de um POP

O POP é um documento e, na maioria das empresas, é apresentado aos funcionários responsáveis, contendo todas as informações e representações visuais, com o propósito de facilitar seu entendimento. Há vários  modelos, mas, basicamente, essa solução segue uma metodologia compreendida em etapas como:

- Definição do responsável pela formalização do POP
- Quais cargos ou setores devem seguir as orientações
- Quem é o responsável por conferir o esboço
- Quem é o responsável pela aprovação das medidas
- A data em que será implementado, e quais colaboradores devem ser mobilizados
- Como e quando serão feitas revisões, e sob quais circunstâncias

Depois de definir os responsáveis, elabora-se o documento. Apesar de existirem modelos de POP, é interessante que a empresa utilize um modelo próprio, ou que busque algum já existe, mas que atenda a sua necessidade. É importante que as informações sejam claras e garantam a padronização das informações. Pontos indispensáveis são:

01. Nome  
02. Objetivo  
03. Referências (referencial teórico, manuais, livros, etc.)  
04. Local da operação  
05. Termos específicos  
06. Descrição das etapas de cada atividade  
07. Definição dos responsáveis  
08. Ilustrações e [fluxogramas](/content/blog/pt-br/fluxograma-ansi/index.html), ou representações visuais  
09. Histórico de revisões  
10. Formato do documento  
11. Gestor, ou o responsável pelo procedimento

## Exemplos de POP possíveis

Procedimentos operacionais padronizados têm algumas categorias, e podem ser classificados segundo certas especificações. Esta padronização garante que o POP seja compreendido por qualquer pessoa que o consultar. Confira a seguir alguns exemplos de POP:

### Metódicos

Descrevem um sistema completo de teste e investigação.

### Para precauções de segurança

Servem como documentos que comprovam as instruções do trabalho.

### Para operação de instrumentos

Existem certos aparelhos que necessitam de instruções de uso por conta do alto risco que oferecem. Elas devem ser organizadas em um documento e disponibilizadas aos funcionários

### Para métodos analíticos

Descrevem em detalhes como análises devem ser feitas. Além disso, conforme forem sendo realizadas, é possível confrontá-las para identificar melhorias.

### Para garantia de qualidade

Com foco na garantia de qualidade, os documentos são precisos na descrição de parâmetros, quantidades e maneiras de se realizar determinados processos.

## Benefícios da padronização de processos

Os POPs necessitam de responsabilidade e alguns outros cuidados para serem de fato eficazes naquilo que se propõem resolver. Precisam também da validação formal de alguém capacitado para conduzi-lo, e não podem ser copiados de outras empresas. Usar modelos de outras organizações como referência é natural, mas deve-se tomar muito cuidado, afinal, as realidades entre as instituições são bem distintas.

Quando os POPs são colocados em prática corretamente, sua contribuição é direta na otimização operacional, além de permitirem a visualização assertiva de problemas na cadeia. A padronização possibilita que a organização controle melhor seus processos e obtenha dados precisos, que podem ser usados para elaborar estratégias de prevenção.

Os POPs podem ser usados, inclusive, para estabelecer regras sobre atividades e manutenção de áreas de serviço, manuseio e armazenamento de documentos, utensílios e equipamentos. Eles facilitam o entendimento dos funcionários quanto ao desempenho de suas funções, e ajudam a medir mais precisamente os índices de produtividade. Mesmo que estabeleçam uma rotina de trabalho, e que isso seja importante, revisões e melhorias são fundamentais. Desse modo, a padronização de processos deve ser pensada para facilitar a realização de ajustes e alterações.