Planejamento de compras: como implementar na sua empresa?

Descubra os prejuízos decorrentes de um planejamento de compras ineficiente

A negligência ou falta de atenção em processos fundamentais se apresenta como um dos fatores mais nocivos para as empresas. Em meio a tantos elementos que podem se tornar problemas, o planejamento de compras, em especial, ganhou destaque nos últimos anos por conta da chegada de diversas crises.

Hoje em dia, é considerado um pilar para os grandes comércios e provedores de serviços. De acordo com dados da Bain & Company, estudo feito com 60 executivos de ponta do país, empresas que não administram eficientemente a entrada de suprimentos deixam de ganhar o equivalente a até 10% do seu faturamento todos os anos. E essa situação pode se tornar ainda mais preocupante, já que justamente os gastos com a área de suprimentos correspondem a quase metade da receita das organizações.

Considerando esse desafio, iremos mostrar os passos necessários para realizar um planejamento eficiente de compras, além de seus benefícios para as empresas que o adotam.

Funcionária organizando o planejamento de compras mensal a partir dos dados de uma planilha

Quais são os problemas derivados de uma má gestão de compras?

Ainda de acordo com a Bain & Company, 85% dos executivos brasileiros acreditam que  a falta de boas práticas, no controle de aquisições nas organizações em que trabalham, podem gerar consequências em proporções extremas, como:

• Perda de produtos mal armazenados envelhecendo no estoque. Segundo a ABRAS, em 2016, as perdas com produtos mal gerenciados ultrapassaram os 7 bilhões de reais  (em decorrência da recorrente falta de consumo em alguns segmentos econômicos),
• Outro exemplo é a deficiência na entrega dos produtos e serviços no tempo estabelecido, como mostra a pesquisa publicada no ResearchGate;
• Claras  perturbações para os departamentos de produção e vendas, outros dois pilares que se relacionam diretamente ao departamento de compras.;
•  Dificuldades em atender às demandas do mercado acabam ocasionando a perda de posicionamento e dando abertura para que concorrentes com um serviço mais eficiente se sobressaiam.

Quando analisamos o cenário nacional, pode-se dizer que a preocupação com o planejamento de compras e gestão de estoque é uma prioridade relativamente nova na pauta das empresas. Segundo Ronei Marques, CEO da startup mineira Gestão Click, em uma reportagem do Terra em 2018, “o controle dessas variáveis ainda não é uma preocupação para muitas empresas, o que é um erro, já que a falta de organização e eficiência podem gerar prejuízos importantes ao negócio”.

Como realizar um eficaz planejamento de compras

As organizações estão sujeitas a consequências negativas quando realizam um planejamento de compras ruim. Porém, quais medidas sua empresa pode adotar para reduzir esses prejuízos e colocar-se em vantagem sobre diversos concorrentes?

Comprar menos e com mais frequência:

Com as crises, a recente desvalorização da moeda e a pandemia da Covid-19, houve um desaceleramento  dos processos econômicos no Brasil. Isso fez com que grandes estoques se tornassem obsoletos e pressionou as companhias a aperfeiçoar a metodologia de entrada e saída da mercadoria, passando a comprar menos e com mais intensidade, a fim de evitar a obsolescência.

Bom relacionamento e manutenção de fornecedores:

Como mostra a pesquisa publicada na Sciel o, estas são  outras constantes fundamentais. A dependência de terceiros diz respeito a procedimentos coordenados por profissionais externos à organização, que podem estar desalinhados ao padrão de eficiência exigidos em empresas de ponta.

Gestão de armazenamento com controle efetivo:

Este ponto permite saber quais insumos acabam mais rapidamente e precisam de reposição constante, evitando aquisições desnecessárias. Uma boa opção é a automação das atividades operacionais, já que a falta de um sistema automatizado faz com que se perca tempo e energia com funções que podem ser automáticas.

Responsabilidade com a cadeia produtiva:

Segundo a Abrappe o varejo nacional perde bilhões de reais todos os anos com problemas relacionados ao manuseio e vencimento de produtos. Isso faz com que se destaquem as empresas e estabelecimentos que se comprometem e adotam isso como meta no dia a dia.

Para que ocorram mudanças efetivas, é necessário que gestores tornem frequentes as reuniões que debatem e analisam os desempenhos gerais da organização. É fundamental que seja do interesse dos funcionários o forte engajamento entre as áreas e a responsabilidade em todos os processos de produção.

A LG e a Rio Tinto são duas empresas que, num passado recente, conseguiram diminuir seus gastos anuais seguindo essa lógica. De acordo com o que diz a Bain & Company, a primeira conseguiu uma redução de 6 bilhões de dólares, enquanto a segunda em 5 bilhões.

Que vantagens o planejamento de compras proporciona às empresas?

De maneira geral, todo tipo de planejamento traz benefícios para uma instituição, independente do segmento que ela atue. Contudo, o planejamento de compras em específico é decisivo nos alinhamentos estratégicos da organização, afinal:

• Reduz gastos em geral.
• Permite um melhor relacionamento com colaboradores externos.
• Otimiza os estoques e armazenamento.
• Traz satisfação melhor dos consumidores em relação aos produtos e serviços oferecidos.

Desse modo, apesar de ser uma atividade considerada burocrática por alguns, o planejamento de compras possui impacto crucial na saúde financeira das organizações, se visto como fator indispensável. Empresas que ignorarem ou se isentarem estarão em clara desvantagem já que, nos dias de hoje, o mercado é diverso e extremamente competitivo em todos os nichos.